Mitä teknologioita hyperautomaatio yhdistää?
Automaatio on jo pitkään ollut osa yritysten tehostamistyökalupakkia, mutta hyperautomaatio vie prosessiautomaation aivan uudelle tasolle. Kun perinteinen ohjelmistorobotiikka hoitaa toistuvat, säännönmukaiset tehtävät, hyperautomaatio yhdistää useita teknologioita ja mahdollistaa monimutkaisempien prosessien automatisoinnin. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä teknologioita hyperautomaatio hyödyntää ja milloin se kannattaa valita pelkän RPA:n sijaan.
Kysymykset hyperautomaatiosta nousevat usein esiin silloin, kun yritys on jo ottanut ensimmäiset askeleet ohjelmistorobotiikan parissa ja haluaa tietää, mitä seuraavaksi. Vastaukset löytyvät alta, kysymys kerrallaan.
Mitä hyperautomaatio tarkoittaa käytännössä?
Hyperautomaatio tarkoittaa lähestymistapaa, jossa yritys automatisoi mahdollisimman laajan joukon liiketoimintaprosesseja yhdistämällä useita toisiaan täydentäviä teknologioita. Kyse ei ole yksittäisestä työkalusta vaan kokonaisuudesta, jossa RPA, tekoäly, koneoppiminen ja prosessianalytiikka toimivat yhdessä.
Käytännössä hyperautomaatio tarkoittaa sitä, että automaatio ei enää rajoitu vain yksinkertaisiin, täysin säännönmukaisiin tehtäviin. Järjestelmä voi lukea ja tulkita vapaamuotoista tekstiä, tehdä päätöksiä datan perusteella ja oppia uusista tilanteista. Lopputuloksena syntyy prosesseja, jotka toimivat itsenäisesti myös silloin, kun syöte ei ole täysin ennustettavissa.
Mitä teknologioita hyperautomaatio yhdistää?
Hyperautomaatio yhdistää tyypillisesti RPA:n, tekoälyn, koneoppimisen, luonnollisen kielen käsittelyn sekä prosessikaivauksen. Nämä teknologiat täydentävät toisiaan: RPA hoitaa suorituksen, tekoäly tuo ymmärryksen ja analytiikka paljastaa, mitkä prosessit kannattaa automatisoida.
Keskeisimmät hyperautomaation teknologiat ovat:
- RPA (Robotic Process Automation) eli ohjelmistorobotiikka hoitaa toistuvat, sääntöpohjaiset tehtävät, kuten tiedon siirtämisen järjestelmästä toiseen.
- Tekoäly ja koneoppiminen mahdollistavat päätöksenteon epäsäännöllisen tai vapaamuotoisen datan pohjalta.
- NLP (Natural Language Processing) eli luonnollisen kielen käsittely auttaa järjestelmää ymmärtämään sähköposteja, lomakkeita ja muita tekstipohjaisia syötteitä.
- Prosessikaivaus (Process Mining) analysoi olemassa olevia prosesseja ja tunnistaa automaatiomahdollisuudet datasta.
- Integraatiot yhdistävät eri järjestelmät toisiinsa niin, että tieto virtaa saumattomasti sovelluksesta toiseen.
Yhdessä nämä teknologiat muodostavat kokonaisuuden, jossa automaatio ulottuu paljon pidemmälle kuin pelkkään hiiren liikuttamiseen näytöllä.
Miten RPA ja tekoäly eroavat toisistaan?
RPA seuraa tarkkoja, ennalta määriteltyjä sääntöjä ja tekee täsmälleen sen, mitä sille on opetettu. Tekoäly puolestaan kykenee oppimaan datasta, tunnistamaan kaavoja ja tekemään päätöksiä myös tilanteissa, joita ei ole erikseen ohjelmoitu. RPA on deterministinen, tekoäly probabilistinen.
Konkreettinen esimerkki: RPA voi siirtää laskun tiedot automaattisesti järjestelmään, kun lasku on tietyssä muodossa. Tekoäly taas voi tunnistaa laskun sisällön, vaikka se tulisi kuvan muodossa tai vapaamuotoisena tekstinä, ja päätellä, mihin kategoriaan se kuuluu. Yhdistettynä nämä kaksi täydentävät toisiaan erinomaisesti.
Tärkeä huomio on, että RPA ilman tekoälyä kaatuu poikkeuksiin. Tekoäly ilman RPA:ta ei välttämättä pysty suorittamaan toimenpiteitä järjestelmissä. Hyperautomaatio ratkaisee tämän yhdistämällä molemmat.
Miten hyperautomaatio toimii käytännön prosessissa?
Käytännön prosessissa hyperautomaatio toimii niin, että eri teknologiat ottavat vastuun omista vaiheistaan. Ensin prosessikaivaus tunnistaa automatisoitavan prosessin, sitten tekoäly tulkitsee syötteen, RPA suorittaa toimenpiteet ja integraatiot huolehtivat tiedon siirtymisestä järjestelmien välillä.
Otetaan esimerkki sotelaskutuksesta: saapuva lasku skannataan, tekoäly tunnistaa laskun tiedot ja luokittelee sen, RPA syöttää tiedot oikeaan järjestelmään ja integraatio varmistaa, että tieto näkyy myös kirjanpidossa. Ihminen astuu kuvaan vain silloin, kun järjestelmä kohtaa tilanteen, jota se ei osaa ratkaista itsenäisesti. Juuri tällaisen kokonaisuuden avulla olemme auttaneet asiakkaitamme vähentämään manuaalista työtä jopa 90 prosenttia.
Milloin kannattaa valita hyperautomaatio pelkän RPA:n sijaan?
Hyperautomaatio kannattaa valita silloin, kun automatisoitava prosessi sisältää vaihtelevaa tai vapaamuotoista dataa, vaatii päätöksentekoa tai ulottuu useaan eri järjestelmään. Pelkkä RPA riittää, kun prosessi on täysin säännönmukainen ja syöte on aina samassa muodossa.
Käytännössä hyperautomaatio on oikea valinta, jos jokin seuraavista pitää paikkansa:
- Prosessi sisältää sähköposteja, PDF-tiedostoja tai muuta vapaamuotoista tekstiä.
- Automaation pitää tehdä päätöksiä, ei vain suorittaa toimenpiteitä.
- Prosessi kattaa useita eri järjestelmiä, joiden välillä tieto ei liiku automaattisesti.
- Poikkeustilanteet ovat yleisiä, ja niiden käsittely vie paljon aikaa.
Jos taas tehtävä on esimerkiksi tietyn raportin ajaminen joka aamu samasta järjestelmästä, RPA yksinään hoitaa sen erinomaisesti. Teknologiavalinnan ei tarvitse olla monimutkaisempaa kuin prosessi itse vaatii.
Mistä aloittaa hyperautomaation käyttöönotto yrityksessä?
Hyperautomaation käyttöönotto kannattaa aloittaa kartoittamalla yrityksen toistuvat, aikaa vievät prosessit ja arvioimalla, mitkä niistä sisältävät eniten manuaalista työtä tai virhealttiita vaiheita. Ensimmäinen askel ei ole teknologia vaan prosessien ymmärtäminen.
Käytännössä eteneminen tapahtuu yleensä näin:
- Tunnistetaan prosessit, joissa manuaalinen työ on suurinta tai joissa virheitä syntyy eniten.
- Arvioidaan, vaatiiko prosessi pelkkää RPA:ta vai tarvitaanko tekoälyä tai integraatioita.
- Aloitetaan pilotilla, joka tuottaa mitattavan hyödyn nopeasti.
- Laajennetaan automaatiota tulosten perusteella.
Me River IT:llä autamme yrityksiä juuri tässä kartoitusvaiheessa ja rakennamme ratkaisuja, jotka tuovat hyödyn nopeasti ja varmasti. Pitkä kokemus sekä pienten että suurten organisaatioiden parissa on opettanut, että parhaat tulokset syntyvät, kun teknologia valitaan prosessin tarpeen mukaan, ei toisin päin. Hyperautomaatio on tehokas työkalu silloin, kun sitä käytetään oikeaan ongelmaan.