Miten aloittaa hyperautomaation käyttöönotto?

Hyperautomaatio on yksi tämän hetken kiinnostavimmista teknologiatrendeistä yritysmaailmassa, mutta käyttöönotto tuntuu monissa organisaatioissa vielä epäselvältä. Mistä lähdetään liikkeelle, mitä teknologioita tarvitaan ja kuinka nopeasti tuloksia voi odottaa? Tässä artikkelissa vastaamme näihin kysymyksiin suoraan ja käytännönläheisesti, jotta hyperautomaation käyttöönotto ei jäisi pelkäksi haaveeksi.

Oli yrityksesi sitten vasta harkitsemassa automaatiota tai jo kokeillut perinteistä ohjelmistorobotiikkaa, hyperautomaatio tarjoaa selkeän askeleen eteenpäin. Käymme läpi kaikki olennaiset vaiheet peruskäsitteistä yleisimpiin sudenkuoppiin, jotta pääset liikkeelle oikealla jalalla.

Mitä hyperautomaatio tarkoittaa käytännössä?

Hyperautomaatio tarkoittaa useiden automaatioteknologioiden, kuten ohjelmistorobotiikan, tekoälyn ja koneoppimisen, yhdistämistä kokonaisvaltaiseksi prosessiautomaatioksi. Sen sijaan, että automatisoitaisiin yksittäinen, yksinkertainen tehtävä, hyperautomaatio kattaa laajempia ja monimutkaisempia työnkulkuja, jotka vaativat myös päättelykykyä ja tiedon tulkintaa.

Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että ohjelmistorobotti ei ainoastaan siirrä tietoa järjestelmästä toiseen, vaan tekoälymalli lukee ja tulkitsee ensin vapaamuotoisen laskun tai sähköpostin, poimii siitä olennaiset tiedot ja syöttää ne automaattisesti oikeaan paikkaan oikeassa muodossa. Ihminen astuu kuvaan vain poikkeustilanteissa. Tämä yhdistelmä tekee hyperautomaatiosta huomattavasti joustavamman ja tehokkaamman kuin perinteinen prosessiautomaatio yksinään.

Miten hyperautomaatio eroaa tavallisesta ohjelmistorobotiikasta?

Tavallinen ohjelmistorobotiikka eli RPA automatisoi selkeästi määriteltyjä, toistuvia tehtäviä, jotka noudattavat aina samaa kaavaa. Hyperautomaatio vie tämän pidemmälle yhdistämällä RPA:han tekoälyä, koneoppimista ja muita älykkäitä teknologioita, jolloin automaatio pystyy käsittelemään myös epärakenteista tietoa ja vaihtelevampia tilanteita.

Konkreettinen esimerkki: perinteinen ohjelmistorobotti osaa kopioida luvun taulukosta toiseen. Hyperautomaatio puolestaan osaa lukea käsin kirjoitetun tilauslomakkeen, tulkita sen sisällön, tehdä tarvittavat tarkistukset ja käynnistää oikean prosessin, vaikka lomake ei olisi aina täysin samanlainen. RPA on siis hyperautomaation yksi keskeinen rakennuspalikka, mutta yksinään se ei riitä monimutkaisempiin käyttötapauksiin.

Mistä prosesseista hyperautomaation käyttöönotto kannattaa aloittaa?

Hyperautomaation käyttöönotto kannattaa aloittaa prosesseista, jotka ovat toistuvia, volyymiltaan suuria ja joissa esiintyy selkeä kipupiste, kuten virheherkkyys tai aikaa vievä manuaalinen vaihe. Hyvä lähtökohta on prosessi, jossa on jo jonkin verran rakenteista dataa, mutta jossa tekoäly toisi lisäarvoa epärakenteisten osien käsittelyssä.

Käytännössä sopivia aloituskohteita löytyy usein näiltä alueilta:

• Ostolaskujen käsittely ja tiliöinti
• Asiakastilausten vastaanotto ja kirjaaminen
• HR-prosessit, kuten uuden työntekijän perehdytyksen käynnistäminen
• Raporttien koostaminen eri järjestelmistä
• Asiakaspalvelun rutiinikyselyihin vastaaminen

Vältä aloittamasta prosessista, joka on täynnä poikkeuksia tai jossa liiketoimintasäännöt muuttuvat jatkuvasti. Ensimmäisen hyperautomaatiohankkeen tulisi tuottaa selkeitä ja mitattavia tuloksia nopeasti, jotta organisaatio saa luottamusta teknologiaan ja oppii samalla tekemään parempia valintoja seuraavissa projekteissa.

Miten hyperautomaation käyttöönotto etenee vaihe vaiheelta?

Hyperautomaation käyttöönotto etenee tyypillisesti viiden vaiheen kautta: prosessien kartoitus, sopivien automaatiokohteiden priorisointi, teknologiavalinnat, pilotointi ja laajentaminen. Jokainen vaihe rakentuu edellisen päälle, ja erityisesti pilotoinnin merkitys on suuri ennen laajempaa käyttöönottoa.

1. Kartoitusvaihe: Tunnistetaan yrityksen prosessit ja arvioidaan niiden automaatiopotentiaali. Tässä vaiheessa on tärkeää osallistaa myös prosessien omistajat eli ne ihmiset, jotka tekevät työtä päivittäin.
2. Priorisointi: Valitaan aloitusprosessit sen perusteella, missä saadaan suurin hyöty pienimmällä riskillä. Tyypillisesti ensimmäinen projekti on tarkoituksella rajattu ja selkeä.
3. Teknologiavalinnat: Päätetään, mitä ohjelmistorobotiikka-alustoja, tekoälymalleja ja integraatiotyökaluja käytetään. Valinnat riippuvat käyttötapauksesta ja olemassa olevasta IT-ympäristöstä.
4. Pilotointi: Rakennetaan ja testataan ratkaisu rajatulla laajuudella. Pilotti paljastaa käytännön haasteet ennen laajempaa käyttöönottoa.
5. Laajentaminen ja ylläpito: Onnistuneen pilotin jälkeen ratkaisu otetaan tuotantokäyttöön ja automaatiota laajennetaan uusiin prosesseihin.

Me River IT:llä olemme huomanneet, että parhaiten etenevät projektit ovat niitä, joissa asiakas on mukana jokaisessa vaiheessa eikä automaatiota rakenneta pelkästään teknologian ehdoilla, vaan liiketoiminnan tarpeet edellä.

Mitä virheitä hyperautomaation käyttöönotossa yleisimmin tehdään?

Yleisin virhe hyperautomaation käyttöönotossa on liian suuren ja monimutkaisen projektin valitseminen ensimmäiseksi kohteeksi. Tämä johtaa pitkiin toteutusaikoihin, epäselviin tuloksiin ja organisaation sisäiseen turhautumiseen, mikä voi hidastaa koko automaatio-ohjelman etenemistä.

Muita tyypillisiä sudenkuoppia ovat:

• Prosessia ei ole dokumentoitu ennen automatisointia. Jos prosessi on epäselvä ihmiselle, se on epäselvä myös robotille.
• Loppukäyttäjät unohdetaan. Automaatio, jota kukaan ei käytä tai johon ei luoteta, ei tuota hyötyä. Muutosjohtaminen on yhtä tärkeää kuin tekninen toteutus.
• Ylläpito jätetään suunnittelematta. Prosessit muuttuvat, järjestelmät päivittyvät ja automaatiot tarvitsevat huoltoa. Ilman selkeää ylläpitosuunnitelmaa investointi rapautuu nopeasti.
• Tekoälyä lisätään ilman selkeää tarkoitusta. Tekoäly ei ole itseisarvo, vaan sen tulee ratkaista jokin konkreettinen ongelma prosessissa.

Kuinka nopeasti hyperautomaatiosta saa konkreettisia hyötyjä?

Ensimmäiset konkreettiset hyödyt hyperautomaatiosta ovat saavutettavissa tyypillisesti muutamassa kuukaudessa, kun aloitusprosessi on valittu oikein ja toteutus etenee määrätietoisesti. Yksinkertaisemmissa tapauksissa hyödyt voivat näkyä jo muutaman viikon pilotoinnin jälkeen.

Hyödyt näkyvät yleensä kolmella tasolla. Ensimmäisenä tulee ajansäästö: manuaalinen työ vähenee ja prosessit nopeutuvat merkittävästi. Toisena paranee laatu, kun inhimilliset virheet poistuvat toistuvista tehtävistä. Kolmantena, ja usein vasta hieman myöhemmin, näkyy vaikutus henkilöstön työtyytyväisyyteen, kun rutiinityö vähenee ja aikaa vapautuu mielekkäämpiin tehtäviin.

Esimerkiksi asiakkaidemme kokemukset osoittavat, että oikein toteutettu automaatio voi vähentää manuaalista työtä jopa 90 prosenttia tietyissä prosesseissa ja tuottaa jopa 40 prosentin säästön ajankäytössä. Nämä tulokset eivät synny sattumalta, vaan huolellisen prosessivalinnan ja laadukkaan toteutuksen seurauksena. Hyperautomaatio on investointi, joka maksaa itsensä takaisin nopeasti, kun lähtökohdat ovat kunnossa.