Milloin ohjelmistorobotiikka ei ole oikea ratkaisu?
Ohjelmistorobotiikka herättää paljon kiinnostusta yrityksissä, jotka haluavat tehostaa toimintaansa ja vapauttaa henkilöstöä mielekkäämpiin tehtäviin. Automaation mahdollisuudet ovat todellisia ja merkittäviä, mutta kaikki prosessit eivät yksinkertaisesti sovi RPA:lla automatisoitaviksi. On tärkeää ymmärtää sekä ohjelmistorobotiikan vahvuudet että sen rajoitukset, jotta investointi kohdistuu oikeisiin kohteisiin.
Tässä artikkelissa käymme käytännönläheisesti läpi, milloin ohjelmistorobotiikka ei ole oikea ratkaisu ja milloin kannattaa harkita muita vaihtoehtoja. Rehellinen arvio sopivuudesta säästää aikaa, rahaa ja turhautumista.
Mitä ohjelmistorobotiikka tarkoittaa käytännössä?
Ohjelmistorobotiikka eli RPA (Robotic Process Automation) tarkoittaa ohjelmistoa, joka jäljittelee ihmisen tietokoneella tekemiä toimintoja: klikkailua, tiedon kopiointia, lomakkeiden täyttämistä ja järjestelmien välillä liikkumista. Ohjelmistorobotti tekee täsmälleen samoja asioita kuin ihminen tekisi, mutta väsymättä ja aina samalla tavalla.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että robotti voi kirjautua järjestelmiin, lukea tietoja, siirtää niitä paikasta toiseen ja lähettää sähköposteja ilman ihmisen väliintuloa. Yhdistämällä RPA:han tekoälymalleja päästään vielä pidemmälle: hyperautomaatio pystyy käsittelemään myös rakenteettomampaa tietoa, kuten laskuja tai sähköpostiviestejä. Me River IT:llä olemme nähneet, kuinka oikein valituissa prosesseissa automaatio voi vähentää manuaalista työtä jopa 90 prosenttia.
Milloin prosessi sopii ohjelmistorobotiikalle?
Prosessi sopii ohjelmistorobotiikalle silloin, kun se on toistuva, sääntöpohjainen ja perustuu selkeisiin, muuttumattomiin askeliin. Ihanteellinen RPA-kohde on tehtävä, jonka ihminen tekee aina samalla tavalla, johon ei tarvita luovaa harkintaa ja joka perustuu digitaaliseen dataan.
Hyviä merkkejä sopivuudesta ovat esimerkiksi seuraavat:
- Tehtävä toistuu päivittäin tai viikoittain suurina volyymeina
- Prosessissa siirretään tietoa järjestelmästä toiseen
- Työvaiheet noudattavat selkeää, dokumentoitavissa olevaa logiikkaa
- Virheet ovat kalliita tai laadun kannalta kriittisiä
- Tehtävä on työntekijöiden mielestä puuduttava ja mekaaninen
Mitä enemmän näistä kriteereistä täyttyy, sitä parempi kandidaatti prosessi on automaatiolle. Volyymin kasvaessa myös automaation tuottama hyöty kasvaa nopeasti.
Milloin ohjelmistorobotiikka ei sovi ratkaisuksi?
Ohjelmistorobotiikka ei sovi ratkaisuksi silloin, kun prosessi on epäsäännöllinen, vaatii jatkuvaa harkintaa tai muuttuu usein. RPA ei ole oikea työkalu myöskään silloin, kun ongelma on pohjimmiltaan prosessin sekavuudessa eikä sen manuaalisuudessa.
Yleisimmät tilanteet, joissa RPA ei kannata, ovat:
- Prosessi on niin harvinainen, että automaation rakentaminen ei maksa itseään takaisin
- Tehtävässä ei ole selkeää logiikkaa, vaan jokainen tapaus on erilainen
- Prosessi on jo itsessään rikki eikä toimi johdonmukaisesti
- Tarvittavat tiedot ovat paperilla tai muussa ei-digitaalisessa muodossa ilman OCR-tukea
- Prosessi on muuttumassa lähiaikoina merkittävästi
Erityisen tärkeää on huomata, että automaatio vahvistaa olemassa olevaa prosessia, mutta ei korjaa sitä. Jos prosessi on sekava, automatisoitu sekava prosessi tuottaa vain sekavia tuloksia nopeammin.
Miksi epävakaat järjestelmät tekevät automaatiosta hankalaa?
Epävakaat järjestelmät tekevät RPA-automaatiosta hankalaa, koska ohjelmistorobotti on herkkä muutoksille käyttöliittymässä ja tietorakenteissa. Jos järjestelmä päivittyy usein, vaihtaa elementtien paikkoja tai kaatuu säännöllisesti, robotti menettää suunnistuskykynsä ja prosessi katkeaa.
Robotti toimii niin kuin se on opetettu toimimaan. Se ei osaa sopeutua yllättäviin muutoksiin samalla tavalla kuin ihminen, joka huomaa poikkeuksen ja reagoi tilanteen mukaan. Tämä tarkoittaa käytännössä, että epävakaaseen järjestelmään rakennettu automaatio vaatii jatkuvaa ylläpitoa ja korjailua.
Kannattaa myös huomioida, että jos yritys on juuri vaihtamassa tai uudistamassa keskeisiä järjestelmiään, automaatioprojekti kannattaa ajoittaa uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Näin vältytään tekemästä työtä kahdesti.
Sopiiko RPA prosesseihin, joissa tarvitaan harkintaa?
Perinteinen RPA ei sovi prosesseihin, joissa tarvitaan merkittävää harkintaa, poikkeustilanteiden tulkintaa tai subjektiivista arviointia. Ohjelmistorobotti seuraa sääntöjä, mutta se ei ymmärrä kontekstia eikä pysty tekemään tilannekohtaisia päätöksiä ilman selkeää ohjausta.
Kuitenkin raja ei ole täysin ehdoton. Yhdistämällä RPA:han tekoälymalleja, kuten luonnollisen kielen käsittelyä tai koneoppimista, voidaan rakentaa hyperautomaatioita, jotka pystyvät käsittelemään myös monimutkaisempia tilanteita. Esimerkiksi asiakaspalvelupyyntöjen luokittelu tai laskujen poikkeamien tunnistaminen voi onnistua tekoälyavusteisesti.
Käytännön nyrkkisääntö on tämä: jos prosessissa on selkeitä päätöksentekopisteitä, joille voidaan kirjoittaa säännöt, automaatio on mahdollinen. Jos taas päätökset perustuvat kokemukseen, intuitioon tai tilanteen kokonaisarviointiin, ihminen on edelleen paras vaihtoehto, tai ratkaisuksi tarvitaan kehittyneempää tekoälyä.
Miten tietää, kannattaako prosessi automatisoida?
Prosessin automatisointia kannattaa harkita vakavasti, kun se toistuu usein, vie merkittävästi työaikaa, noudattaa selkeitä sääntöjä ja perustuu digitaaliseen dataan. Arvioi ensin nämä neljä tekijää: volyymi, toistuvuus, säännönmukaisuus ja datan laatu.
Hyvä lähtökohta on dokumentoida prosessi kirjallisesti vaihe vaiheelta. Jos prosessia on vaikea kuvata selkeästi paperille ilman ”riippuu tilanteesta” -kohtia, se on merkki siitä, että automaatio saattaa olla haastavaa. Jos taas prosessi kuvataan helposti ja johdonmukaisesti, automaatiopotentiaali on todennäköisesti hyvä.
Kannattaa myös laskea karkea arvio siitä, kuinka monta työtuntia prosessi vie kuukaudessa. Pienet volyymit harvoin oikeuttavat automaation rakentamisen kustannuksia, mutta suurissa volyymeissa takaisinmaksuaika lyhenee nopeasti. Me autamme asiakkaitamme arvioimaan automaatiopotentiaalia käytännönläheisesti, jotta investointi kohdistuu sinne, missä hyöty on suurin ja varmin.