Milloin yritykselle kannattaa rakentaa oma täsmäsovellus?

Yritykselle kannattaa rakentaa oma täsmäsovellus silloin, kun valmisratkaisut eivät tue riittävän hyvin yrityksen omia prosesseja tai kun toimintaa halutaan tehostaa juuri niissä kohdissa, joissa standardituotteet jättävät aukkoja. Räätälöity sovellus on erityisen perusteltu valinta silloin, kun kyseessä on toistuva, selkeästi rajattu tarve, johon ei löydy sopivaa valmistuotetta kohtuullisella hinnalla. Alla käymme läpi yleisimmät kysymykset, joita yritykset pohtivat ennen kuin tekevät päätöksen oman sovelluksen rakentamisesta.

Mitä eroa on täsmäsovelluksella ja valmisratkaisulla?

Täsmäsovellus on yritykselle räätälöity ohjelmisto, joka on suunniteltu ratkaisemaan juuri sen yrityksen tietty ongelma tai prosessi. Valmisratkaisu puolestaan on standardituote, joka on tehty laajalle käyttäjäkunnalle ja joka sisältää paljon ominaisuuksia, joita yksittäinen yritys ei välttämättä koskaan tarvitse.

Käytännön ero näkyy parhaiten arjessa: valmisratkaisu vaatii usein yritystä mukauttamaan omia prosessejaan ohjelmiston logiikkaan, kun taas räätälöity sovellus rakennetaan yrityksen olemassa olevien toimintatapojen ympärille. Tämä tarkoittaa, että räätälöity sovellus integroituu saumattomasti muihin järjestelmiin eikä pakota tekemään kompromisseja. Valmisratkaisut voivat olla nopeampi tapa päästä alkuun, mutta pitkällä aikavälillä ylimääräiset lisenssimaksut, käyttämättömät ominaisuudet ja jäykät prosessit voivat tehdä niistä kalliimman vaihtoehdon.

Millaisiin prosesseihin täsmäsovellus sopii parhaiten?

Täsmäsovellus sopii parhaiten prosesseihin, jotka ovat yritykselle kriittisiä, toistuvia ja riittävän selkeästi rajattuja, mutta joihin ei löydy sopivaa valmistuotetta. Tyypillisiä esimerkkejä ovat tilausten käsittely, sisäiset raportointityökalut, asiakasportaalit tai toimialakohtaiset laskenta- ja seurantatyökalut.

Erityisen hyvin räätälöity sovellus toimii tilanteissa, joissa prosessiin liittyy useita järjestelmiä, joiden välillä tieto ei kulje automaattisesti. Oma sovellus yritykselle voi toimia ikään kuin liimana eri järjestelmien välillä, keräten ja esittäen tiedon juuri siinä muodossa kuin käyttäjä tarvitsee. Myös toimialakohtaiset erityisvaatimukset, kuten tietyt laskentakaavat tai viranomaisraportointi, ovat tilanteita, joissa valmisratkaisu harvoin riittää.

Miten täsmäsovellus eroaa ohjelmistorobotiikasta?

Täsmäsovellus on itsenäinen ohjelmisto, joka tarjoaa käyttäjälle tai järjestelmälle uuden toiminnallisuuden. Ohjelmistorobotiikka eli RPA puolestaan automatisoi toistuvia tehtäviä olemassa olevissa järjestelmissä ilman, että niihin tehdään muutoksia. Ne eivät kilpaile keskenään, vaan täydentävät toisiaan.

Yksinkertaisesti sanottuna: täsmäsovellus rakennetaan silloin, kun tarvitaan kokonaan uusi työkalu tai käyttöliittymä. Ohjelmistorobotiikka taas on järkevä valinta silloin, kun halutaan automatisoida manuaalisia työvaiheita vanhoissa järjestelmissä ilman kalliita integraatioprojekteja. Monissa yrityksissä nämä kaksi lähestymistapaa toimivat rinnakkain: täsmäsovellus hoitaa uuden toiminnallisuuden ja RPA huolehtii tiedonsiirroista taustajärjestelmiin. Me River IT:llä toteutamme molempia ja autamme valitsemaan tilanteeseen sopivimman ratkaisun.

Kuinka nopeasti täsmäsovellus tuottaa hyötyä yritykselle?

Hyvin rajattu täsmäsovellus voi tuottaa mitattavaa hyötyä jo muutaman kuukauden kuluessa käyttöönotosta. Hyödyn nopeuteen vaikuttavat eniten projektin laajuus, integraatioiden määrä ja se, kuinka selkeästi yritys on määritellyt ratkaistavat ongelmat ennen kehitystyön aloittamista.

Nopein tapa saada hyöty irti on aloittaa kapeasti rajatusta tarpeesta ja laajentaa sovellusta vaiheittain. Kun ensimmäinen versio on käytössä, käyttäjäpalaute ohjaa jatkokehitystä tehokkaasti. Tällä tavalla yritykselle rakennettava sovellus ei jää pöytälaatikkoon, vaan se elää liiketoiminnan mukana. Pitkittyneissä projekteissa suurin riski on usein se, että tavoitteet laajenevat matkan varrella, jolloin hyödyt siirtyvät kauemmaksi.

Mitä täsmäsovelluksen rakentaminen maksaa?

Täsmäsovelluksen hinta vaihtelee merkittävästi laajuuden, integraatioiden ja teknisen monimutkaisuuden mukaan. Yksinkertainen, selkeästi rajattu räätälöity sovellus voi olla toteutettavissa muutamassa kymmenessä tuhannessa eurossa, kun taas laajemmat kokonaisuudet voivat nousta huomattavasti korkeammalle.

Hintaa arvioidessa kannattaa ottaa huomioon kokonaiskustannus, johon kuuluvat kehitystyön lisäksi ylläpito, päivitykset ja mahdolliset integraatiomuutokset tulevaisuudessa. Vertailukohtana voi käyttää nykyisiä kustannuksia: kuinka paljon manuaalinen työ maksaa vuodessa, mitä valmisratkaisujen lisenssit maksavat ja kuinka paljon virheistä tai hitaista prosesseista aiheutuu kustannuksia. Monissa tapauksissa oma sovellus maksaa itsensä takaisin nopeammin kuin aluksi uskoisi, erityisesti kun manuaalinen työ vähenee merkittävästi.

Kenelle täsmäsovelluksen rakentaminen sopii?

Täsmäsovelluksen rakentaminen sopii yrityksille, joilla on selkeä, toistuva ongelma tai prosessi, johon valmisratkaisut eivät vastaa riittävän hyvin. Koko ei ratkaise: sekä pk-yritykset että suuret organisaatiot voivat hyötyä räätälöidystä ohjelmistosta, kun tarve on oikea.

Erityisen hyviä ehdokkaita ovat yritykset, jotka käsittelevät paljon manuaalista tietoa useissa eri järjestelmissä, toimivat toimialoilla, joilla on erityisiä prosessi- tai raportointivaatimuksia, tai haluavat rakentaa kilpailuetua digitalisoimalla toimintansa ydinprosesseja. Jos yrityksessä pohditaan, kannattaako investoida räätälöityyn sovellukseen vai ohjelmistorobotiikkaan, vastaus löytyy usein kartoittamalla ensin ne prosessit, joissa manuaalinen työ vie eniten aikaa ja joissa virheet maksavat eniten. Siitä on hyvä lähteä liikkeelle.