Mitä eroa on valvotulla ja valvomattomalla ohjelmistorobotiikalla?

Ohjelmistorobotiikka on tehokas tapa vapauttaa työntekijöiden aikaa toistuvista tehtävistä, mutta kaikki automaatio ei toimi samalla tavalla. Yksi keskeisimmistä valinnoista RPA-käyttöönottoa suunniteltaessa on se, tarvitaanko prosessiin ihmisen osallistumista vai voiko robotti hoitaa kaiken itsenäisesti. Tämä ero tiivistyy kahteen käsitteeseen: valvottuun ja valvomattomaan ohjelmistorobotiikkaan.

Näiden kahden lähestymistavan ymmärtäminen auttaa valitsemaan oikean ratkaisun juuri yrityksesi prosesseihin. Seuraavassa käymme läpi, mitä nämä termit tarkoittavat, miten ne eroavat toisistaan ja kumpi sopii paremmin erilaisiin tilanteisiin.

Mitä tarkoittavat valvottu ja valvomaton ohjelmistorobotiikka?

Valvottu ohjelmistorobotiikka (attended RPA) tarkoittaa automaatiota, jossa ihminen on mukana prosessissa ja käynnistää robotin toiminnan tai tekee välivaiheita itse. Valvomaton ohjelmistorobotiikka (unattended RPA) puolestaan toimii täysin itsenäisesti ilman ihmisen osallistumista, usein aikataulutettuna tai taustaprosessina.

Molemmissa tapauksissa ohjelmistorobotti tekee tietokoneella samoja asioita kuin ihminen tekisi: se klikkaa, syöttää tietoja, lukee dokumentteja ja siirtää tietoja järjestelmästä toiseen. Keskeinen ero on siinä, kuka tai mikä käynnistää robotin toiminnan ja tarvitaanko prosessin aikana ihmisen päätöksentekoa. Attended RPA ja unattended RPA ovat alan vakiintuneita englanninkielisiä termejä, joita käytetään yleisesti rinnakkain suomenkielisten vastineiden kanssa.

Miten valvottu ohjelmistorobotiikka toimii käytännössä?

Valvottu RPA toimii niin, että työntekijä käynnistää robotin itse esimerkiksi painamalla painiketta tai avaamalla tietyn sovelluksen. Robotti hoitaa tehtävän rutiininomaisen osuuden, minkä jälkeen ihminen jatkaa siitä, mihin robotti jäi, tai tekee tarvittavan päätöksen ennen seuraavaa vaihetta.

Käytännön esimerkki valvotusta automaatiosta on asiakaspalvelutilanne, jossa asiakaspalvelija ottaa puhelun vastaan ja käynnistää robotin, joka hakee asiakkaan tiedot useammasta järjestelmästä samanaikaisesti. Asiakaspalvelija saa tiedot näytölle sekunneissa sen sijaan, että etsisi niitä käsin järjestelmästä toiseen. Ihminen on siis läsnä, mutta robotti poistaa turhan manuaalisen työn.

Valvottu ohjelmistorobotiikka sopii erityisesti tilanteisiin, joissa prosessi vaatii harkintaa tai asiakkaan kanssa kommunikointia. Robotti toimii ikään kuin työntekijän älykkäänä apurina, joka nopeuttaa työtä ilman, että ihminen menettää kontrollin prosessista.

Miten valvomaton ohjelmistorobotiikka toimii käytännössä?

Valvomaton RPA toimii täysin itsenäisesti ilman ihmisen läsnäoloa. Robotti käynnistyy joko aikataulun mukaan, tietyn tapahtuman laukaisemana tai jonon kautta ja suorittaa tehtävänsä alusta loppuun omatoimisesti. Tulokset ovat valmiina, kun ihminen seuraavan kerran avaa järjestelmän.

Tyypillinen esimerkki valvomattomasta automaatiosta on laskujen käsittely: robotti hakee saapuneet laskut sähköpostista, lukee niiden tiedot, tarkistaa ne ostotilauksiin ja kirjaa ne kirjanpitojärjestelmään yön aikana. Aamulla kirjanpitäjä löytää tehdyn työn valmiina ilman, että hänen täytyi olla paikalla. Tämä on juuri se automaation muoto, joka voi vähentää manuaalista työtä merkittävästi.

Valvomaton ohjelmistorobotiikka on erityisen tehokas suurivolyymisissa, hyvin määritellyissä prosesseissa, joissa poikkeukset ovat harvinaisia ja säännöt selkeitä. Se mahdollistaa automaation pyörimisen kellon ympäri ilman lisäresursseja.

Mitä eroja valvotulla ja valvomattomalla RPA:lla on?

Tärkein ero on ihmisen rooli prosessissa. Valvottu RPA vaatii ihmisen läsnäoloa ja toimii yhteistyössä työntekijän kanssa, kun taas valvomaton RPA toimii täysin itsenäisesti. Tämä vaikuttaa siihen, millaisiin tehtäviin kumpikin sopii.

Alla on keskeisimmät erot tiivistettynä:

• Käynnistystapa: Valvottu RPA käynnistetään manuaalisesti tai käyttäjän toimesta, valvomaton RPA käynnistyy automaattisesti aikataulun tai tapahtuman perusteella.
• Ihmisen osallistuminen: Valvottu RPA toimii yhdessä ihmisen kanssa, valvomaton RPA toimii itsenäisesti ilman väliintuloja.
• Soveltuvuus: Valvottu RPA sopii asiakaskohtaamisiin ja tilanteisiin, joissa tarvitaan harkintaa. Valvomaton RPA sopii toistuviin, suurivolyymisiin taustaprosesseihin.
• Infrastruktuuri: Valvomaton RPA vaatii usein erillisen palvelinympäristön, jossa robotti voi pyöriä itsenäisesti.
• Prosessin rakenne: Valvomaton RPA edellyttää tarkemmin määriteltyjä prosesseja, koska ihminen ei ole paikalla korjaamassa poikkeuksia.

Käytännössä monet yritykset hyödyntävät molempia lähestymistapoja rinnakkain eri prosesseissaan. Tällöin puhutaan usein hybridiautomaatiosta, jossa valvottu ja valvomaton RPA täydentävät toisiaan.

Kumpi sopii paremmin yrityksesi tarpeisiin?

Valvottu RPA sopii paremmin, kun prosessiin liittyy asiakaskohtaamisia, poikkeustapauksia tai päätöksentekoa, joka vaatii ihmisen harkintaa. Valvomaton RPA on parempi valinta, kun prosessi on selkeästi määritelty, toistuu usein ja voidaan suorittaa loppuun ilman ihmisen väliintuloa.

Oikean valinnan tekemiseksi kannattaa arvioida seuraavia kysymyksiä:

1. Tarvitaanko prosessissa ihmisen päätöksentekoa jossakin vaiheessa?
2. Onko prosessi riittävän vakioitu, jotta se voidaan automatisoida kokonaan?
3. Kuinka suuri on prosessin volyymi ja kuinka usein se toistuu?
4. Onko prosessissa poikkeuksia, jotka vaativat erityiskäsittelyä?

Jos prosessi on esimerkiksi asiakastietojen hakemista puhelun aikana, valvottu RPA on luonteva valinta. Jos kyseessä on yön yli ajettava tiedonsiirto järjestelmästä toiseen, valvomaton RPA on tehokkaampi ratkaisu. Useimmissa organisaatioissa on prosesseja molempiin kategorioihin.

Mistä kannattaa aloittaa ohjelmistorobotiikan käyttöönotto?

Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto kannattaa aloittaa tunnistamalla yksi selkeä, toistuva prosessi, joka vie paljon manuaalista aikaa ja jossa on vähän poikkeuksia. Tällainen pilottiprojekti tuottaa nopeasti konkreettisia tuloksia ja auttaa ymmärtämään automaation mahdollisuudet laajemmin.

Hyvä lähtökohta on kartoittaa, mitkä tehtävät aiheuttavat eniten turhautumista tai sitovat eniten resursseja ilman varsinaista lisäarvoa. Nämä ovat tyypillisesti parhaita automaatiokandidaatteja riippumatta siitä, päätyykö ratkaisu olemaan valvottu vai valvomaton. Prosessin luonne ja ihmisen roolin tarve selkiytyvät usein jo tässä kartoitusvaiheessa.

Me River IT:llä olemme auttaneet yrityksiä niin pienissä kuin suurissakin automaatioprojekteissa, ja kokemuksemme mukaan parhaat tulokset syntyvät, kun automaatio räätälöidään juuri kyseisen organisaation tarpeisiin. Aloittaminen ei vaadi kaikkien prosessien automatisointia kerralla, vaan pienikin ensimmäinen askel voi vapauttaa merkittävästi resursseja tärkeämpään työhön.